Consegui desenvolver um projeto para apoiar a cotonicultura do meu estado. E agora? Por onde começar a implementação? O IBA (Instituto Brasileiro do Algodão) pode ajudar você. Durante as etapas da execução, imprevistos podem acontecer e muitas vezes alterações precisam ser feitas para atingir o resultado almejado. Daí a importância do gerente de projetos para garantir o sucesso da execução, coordenando pessoas, tempo e recursos na aplicação do plano. A seguir, confira cinco dicas valiosas que reunimos para fazer com que o seu projeto saia do papel e seja bem executado:
1- Organize-se. O primeiro passo para fazer um planejamento sair do papel é organizar as etapas para sua implementação. Faça uma lista de cada uma das etapas, composta por entregas dos produtos, e programe tempo e recursos necessários para a execução de cada atividade. Quando dividimos um projeto em fases menores, fica mais fácil monitorar e acompanhar cada atividade, garantindo a eficiência do processo.
2- Use um gerenciador de projetos. A tecnologia está aí para ser usada a nosso favor, então, nada de ficar apenas com planilhas de Excel para coordenar processos. Muitas vezes um projeto possui várias atividades inter-relacionadas e quanto mais atividades existirem, mais difícil será coordená-las sem auxílio de um software de gerenciamento. Ele vai ajudar a analisar as relações entre as atividades, adaptar processos e planejar caminhos mais eficientes. Talvez você perceba que será preciso disponibilizar ferramentas e até treinar pessoas para que as metas sejam atingidas, o que nos leva à próxima dica.
3 - Delegue tarefas. Para isso, é preciso conhecer bem cada membro da equipe, com seus pontos fortes e competências-chave. A partir daí você poderá distribuir as atividades de acordo com as habilidades de cada componente de sua equipe. Dessa forma, é possível melhorar a execução dos processos e otimizar tempo e recursos.
4 - Escute a equipe. A comunicação aberta é fundamental para o bom andamento de um projeto. Os membros da equipe precisam sentir que têm liberdade de falar sobre o desenvolvimento de suas tarefas e que também podem expor suas ideias, sabendo que serão ouvidos. O gerente de projetos precisa saber ouvir e levar em consideração esse feedback da equipe na tomada de decisões. Além disso, ele também precisa saber negociar e determinar como será a comunicação entre a equipe e nas entregas.
5 - Faça reuniões periódicas com a equipe. Estes encontros servirão não apenas para ouvir a equipe, mas também para avaliar o desempenho de cada membro, mensurar os resultados alcançados e dar os feedbacks necessários. Essas reuniões são importantes para reavaliar as estratégias, identificando possíveis ajustes a serem feitos, de acordo com o desenvolvimento de cada etapa. Assim, descobrem-se quais os entraves à implementação da estratégia escolhida e que podem comprometer o sucesso do projeto.
Você tem um projeto e quer apoio do IBA para sua execução? Nesta seção do site você encontra as informações que podem lhe ajudar. Podem apresentar projetos as Associadas do IBA (Associações Estaduais de Produtores de Algodão), a Diretoria Executiva do IBA, a Associação Brasileira dos Produtores de Algodão (Abrapa) e os órgãos da Administração Pública Federal. A AGOPA, por exemplo, implementa o Programa ABR (http://www.iba-br.com/pt_br/projetos-detalhe/2627), utilizando os recursos do IBA, desde a safra 2010/2011. Submeta o seu projeto também.
Fonte: IBA